采购进度管理制度：进度控制、订单跟踪 、进度跟催 、交期延误处理
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01 采购进度控制制度
02 订单跟踪管理制度
03 采购进度跟催办法
04 交期延误处理办法
05 紧急采购管理制度
采购进度控制制度
采购进度控制制度
第1章 总则
第1条 目的
为有效控制采购进度，保证物资供应，掌握采购时间，降低采购成本，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于采购询价、采购订购、采购订单 、采购交期等整个采购作业环节的进度控制工作。
第3条 权责划分
采购部为采购进度控制的归口管理部门，质量部 、技术部 、财务部、运输部、生产部应尽职尽责地配合采购部执行具体采购进度控制工作。
第2章 采购进度事前控制
第4条 确定采购作业期限
采购部根据采购物资的重要程度 、采购难易程度等因素确定采购作业期限。
1．与生产计划 、销售计划关系密切的物资，采购部应综合公司使用物资时间、供应商生产订单时间 、物资检验入库时间等因素，确定采购作业期限。
2．一般性物资 ，在不影响请购部门使用的前提下，采购部可自行决定采购进度 。
（1）低值易耗办公用品在请购后的七个工作日内完成采购 。
（2）劳保用品在该用品的发放周期内完成采购。
第5条 确定交货期限
1．采购部在与供应商进行采购谈判时，应了解供应商的生产设备利用情况，请供应商提交生产进度计划及供货计划，预计供应商准备、运输、检验等作业所需的时间 。
2．采购部在进行采购洽谈时，应与供应商达成交期违约共识，并在采购合同中得以体现。
第6条 确定运输期限
1．采购部在签订采购合同前，应与供应商确定合理的运输方式 ，合理规划运输事宜 ，保证物资按时交付 。
2．具体的运输规划措施包括以下四项。
根据运输方式的适用情况，结合运送物资特点，选择使用的运输方式
当单一运输方式无法满足运输需求时，采购部应要求供应商将多种运输方式相结合
确定由本公司负责运输 、供应商负责运输还是采取外包运输的方式
采购部应做好运输投保或监督投保等工作，在规定时间内落实运输保险
第3章 采购进度事中控制
第7条 确定采购进度控制点
采购部应对采购询价谈判过程、订货执行过程、采购交货过程和采购入库过程的进度进行控制 。
第8条 采购订单跟踪
1．采购部控制采购询价谈判时间，保证以最短的时间完成询价谈判 。
2．采购部应跟踪供应商生产过程，加强订单跟踪工作，了解供应商的生产效率或生产进度。
（1）如发生生产交期或生产数量变更，采购部应及时通知供应商 。
（2）为减少损失，生产部 、质量部应尽量避免下达订单后的规格变更。
第9条 掌握供应商备货进度
1．采购部应及时与供应商沟通 ，采用直接跟踪 、电话跟踪、网络跟踪等方式，了解供应商备货进度，避免出现交期延误或交期提前 。
2．采购部一旦发现供应商的备货进度可能影响正常交货，应及时上报采购经理 ，采取相应措施，消除进度异常隐患。
3．如供应商需要支援，采购部应与技术部、质量部 、生产部沟通，为其提供适当的技术、模具和材料支援。
第10条 采购进度记录
1．采购部填写“采购进度控制表” ，对采购进度进行控制。
2．采购部应对询价谈判过程花费的时间 、订购执行时间和交货时间进行记录 。
第11条 采购物流进度控制
1．采购部选择正确的采购物流方式。
（1）大宗物资或长运输运物资可选择铁路运输和水路运输的方式。
（2）急需物资或短距离运输可选择汽车运输的方式
（3）长距离运输或少量、急需物资可适用航空运输的方式。
2．采购部在确定物流方式后，与运输部确定最佳运输路线，节省运输时间和运输费用。
3．采购部根据服务质量、信用水平等标准选择承运商 ，保证物资能够安全、准时交付 。
第12条 验收、入库进度控制
1．采购部和质量部在对物资进行质量检验、办理入库时，应在保证质量的前提下，简化检验步骤 、简化入库手续。
2．采购部对优秀供应商实施免检处理，减少验收入库时间。
第4章 采购进度异常处理
第13条 分析采购进度异常原因
采购部根据“采购进度控制表” ，分析采购进度延误的原因及延误事项。
第14条 拟定采购进度异常处理方案
采购部根据采购进度异常原因，明确采购进度延误责任部门或责任人 ，拟定采购进度异常处理方案 ，经采购经理审核 、总经理（或其授权的管理者代表）审批后实施 。
1．由于供应商原因导致的采购进度异常 ，供应商根据采购合同的约定承担相应责任。
2．由于本公司运输部或承运商造成的采购进度异常 ，运输部或承运商承担相应责任 ，采购部及时与投保公司联系 ，办理理赔事宜 。
3．采购部、生产部、质量部的原因造成采购作业环节进度异常的 ，由相应责任人负责赔偿 。
第15条 方案执行情况监督
采购部监督采购进度异常责任主体对处理方案的执行情况。
第5章 附则
第16条 本制度自颁布之日起实施，自实施之日起，原有相关制度即行废止。
第17条 本制度由采购部制定 ，经采购总监审批通过后实施。
订单跟踪管理制度
订单跟踪管理制度
第1条 目的
为了促进采购合同或订单正常执行，满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行，特制定本制度 。
第2条 适用范围
本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单全过程工作。
第3条 职责分工
采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格 、数量及交期等进行跟踪 。
第4条 采购订单跟踪的基本要求
采购订单跟踪的基本要求包括适当的交货时间 、适当的交货质量、适当的交货地点、适当的交货数量及适当的交货价格。
第5条 跟踪订单接受情况
向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。
1．在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单时 ，采购专员应要求供应商在接受订单后，及时向企业提供接受回执。
2．在供应商难以满足本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通达成共识。
3．若供应商拒单，可以另选其他供应商，与供应商签订的订单要及时存单，以备后查。
第6条 跟踪订单处理情况
1．供应商接收订单后，采购专员应及时跟踪供应商订单处理状况 ，查看并确定供应商是否及时将订单安排生产或安排出货 。
2．采购专员需审核订单无误后发给供应商 ，并要求供应商签字回传 ，其审核内容包括三点 。
（1）熟悉订购的物资 ，确认名称、规格型号，数量，价格，确认质量标准。
（2）确认物资需求量 ，编制订单说明书。
（3）交期等要求表达清楚 。
第7条 供应商备料过程监控
1．采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行 。
2．采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间 。
第8条 供应商生产过程跟踪
订购物资需求紧急或需求减少时，采购专员应通过跟单减少企业损失。
1．当订单物资需求紧急时 ，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题 ，确保物资的准时交付 。
2．当市场滞销 ，对订单物资需求减少时，采购专员需尽快与供应商沟通 ，减少物资产量，或者协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。
第9条 采购订单催促
1．存货是使供应商规定的时间送达物资，既保证生产供应 、又有效降低库存 。
2．采购专员在跟单催货作业时，可采用以下6种方法，如表所示。
3．如果供应商没有按时交货，采购专员应该采取以下措施。
（1）联系供应商获得确切的交货时间,及时通知需求部门准确的到货时间。
（2）咨询技术人员、材料工程师等，看有无可替代材料。
（3）如果供应商交货超期或质量差，而且短期内无法改善的 ，采购部应该寻求其它供应货源或实施紧急采购作业 。
第10条 供应商交货跟踪
采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。
1．供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部 、仓储部等在现场按照订单对到物资的数量、单价 、外观、质量等进行核查确认，合格后方可办理入库 。
2．企业在供应商处提货时，需先要求供应商将提货通知单传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收后，进行装车提货 。提货过程应详细记录物资情况 ，作为付款结算的依据。
第11条 供应商交货后跟踪
1．在所采购的物资交付使用后，采购专员要求请购部门对物资做相应的标示 ，并对物资后续使用状况进行跟踪和记录。
2．采购专员应按订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务办理结算业务。
3．如果物资在使用过程中出现质量问题，采购专员应根据可追溯性标记查找物资来源，并及时联系供应商解决。重大质量问题需报采购经理进行协调和处理 。
第12条 本制度由采购部制定，报经总经理审批后生效，修改、废止亦同。
采购进度跟催办法
采购进度跟催办法
第1章 总则
第1条 目的
为控制采购交期 、合理控制库存 ，保证采购合同正常执行 ，特制定本办法 。
第2条 适用范围
本制度适用于所有采购业务进度跟催准备、实施及跟催工作考核等工作 。
第3条 权责划分
采购部为采购进度跟催的归口管理部门。
第2章 采购进度跟催准备
第4条 编制采购进度跟催工作规划
采购部编制“采购进度跟催工作规划” ，送交采购经理审批通过后实施。
第5条 采购进度跟催工作规划内容
1．采购部在实施采购进度跟催前应完成以下准备工作。
- 确定交货日期及交货数量
- 了解供应商物料管理能力 、生产管理能力、生产设备利用率
- 分析供应商提交的生产计划表
- 在采购合同中明确违约责任
- 明确替代物资采购渠道
2．采购部在实施采购进度跟催前 ，应对请购、采购 、供应商准备 、运输和质量检验等各项采购作业时间进行合理规划，拟定采购进度时间控制表。
3．采购部在实施采购进度跟催前 ，应定期与供应商联系，掌握供应商动态信息。
第3章 采购进度跟催实施
第6条 订单及供应商供货跟催
1．采购部下单后，要求供应商在 个工作日内提供生产日程表。
2．采购部应根据采购物资的重要程度 ，采取以下措施跟踪供应商原材料入库情况、供应商生产加工情况及成品入库情况 。
3．采购部应要求供应商每周向采购部提交进度报表。
4．采购部应每日进行订单整理工作，并采用以下方法进行跟催。
（1）订单跟催
采购部可按以下方法对订单交期进行分析 ，提前一段时间进行跟催。一般订单可每周致电供应商一次，询问进度；距离交期不满十日的订单，应每隔三天致电供应商一次 ，询问进度 ；次日到期的订单，应于前一日致电供应商进行跟催。
（2）定期跟催
定期跟催是指采购部在每周的固定时间将需要跟催的订单整理好，定期统一展开跟催工作。
5．采购部根据采购进度跟催情况，填写“采购进度跟催单”。
6．采购部如发现公司存在紧急缺货的情况，应立即联系供应商，保证物资供应
7．如供应商未能按时交货，采购部应立即采取以下措施，并向供应商发送“催货通知”。
（1）采购部立即联系供应商，明确确切的交货时间。
（2）采购部与请购部门联系，说明确切的交货时间。
（3）采购部与生产部、技术部、质量部沟通 ，研究是否可选用替代物资。
（4）如有需要，采购部应实施紧急采购作业 。
第7条 物资运输跟催
采购部实时跟踪物资运输过程 ，一旦发现运输过程延误 ，应及时与供应商或物流公司联系 。
第8条 物资验收跟催
1．采购部与供应商确认确切到货日期后，应通知质量部进行物资质量检验准备工作 ，保证质量检验工作及时开展 。
2．质量部在检验过程中，如发现问题，应及时通知采购部，由采购部与供应商联系，协商处理方式 。
第9条 物资入库跟催
采购部通知仓储部做好物资入库的准备工作 ，参与办理物资入库 。
第10条 物资付款跟催
采购部应督促财务部按照采购合同规定的制度条款进行支付。
第11条 文档 、资料归档
采购部应在采购物资入库后，做好采购订单、供应商生产计划表、生产进度表、跟催单的归档工作。
第4章 附则
第12条 本制度自执行之日起，原“采购进度跟催办法”即行作废。
第13条 本制度经总经理审批通过后 ，自 年 月 日起实施。
交期延误处理办法
采购交期延误处理办法
第1条 目的
为妥善处理供应商交期延误的行为 ，降低公司损失，特制定本制度 。
第2条 适用范围
本制度适用于采购交期延误的原因分析、拟定及实施处理方案、提出供应商交期延误预防及改善措施等工作 。
第3条 职责划分
采购部负责与质量部、生产部、物资请购部门及供应商沟通 ，统筹管理采购交期延误事宜 。
第4条 术语解释
供应商如出现以下情形之一的 ，即可归属为采购交期延误。
1．供应商未在采购合同规定的时间 、地点准时交货 。
2．供应商在交货期限满后，经采购部催促仍未交货的 。
3．供应商在交货期满后，经采购部催促虽然交货，但采购物资不符合采购合同的规定
4．供应商因不可抗力因素导致不能按时交货的。
第5条 分析交期延误原因
采购部发现供应商未能按时交货时，应立即与供应商沟通，分析交期延误的原因，明确交期延误责任主体。
（1）如造成交期延误的原因属于以下情形之一的，供应商承担交期延误的主要责任。
生产状况方面
▲ 产能无法满足采购订单需求
▲ 生产技术水平落后，无法满足本公司要求
▲ 生产过程的重工率和不良率较高
▲ 生产计划安排欠妥
▲ 生产设备数量不足或设备过于陈旧
▲ 供应商内部出货检验不合格
生产管理方面
▲ 供应商无法掌握生产原材料数量及质量
▲ 生产进度管理不善
▲ 交期时间估计错误
▲ 出货文件错误
▲ 报价错误
▲ 供应商缺乏质量意识、责任意识
供应商承担交期延误责任
（2）如造成交期延误的原因属于以下情形之一的 ，公司承担交期延误的主要责任。
采购流程方面
▲ 订单寄发失误
▲ 采购货款支付失误
▲ 对供应商的技术和产能调查不足
▲ 对品质要求不明确
▲ 未及时跟进供应商生产进度
▲ 频繁更换供应商
沟通协调方面
▲ 临时紧急订货，订单前置时间不足
▲ 临时更改产品设计、新材料规格
▲ 品质要求未能详细说明
▲ 生产计划变更未及时通知供应商
▲ 采购双方没有审核进度
▲ 未对供应商提供必要的技术支援
第6条 拟定 、实施交期延误处理方案
1．采购部经过与供应商、质量部、技术部、请购部门协商后 ，拟定切实可行的“交期延误处理方案” ，上交采购经理审核后，尽快与供应商达成共识，以便实施交期延误处理方案。
2．因本公司原因导致的交期延误 ，采购部应协同技术部立即联系供应商，协助供应商解决问题。
3．因供应商原因导致的交期延误 ，采购部可采用以下方式解决 。
（1）采购部应供应商管理人员沟通，通过和平方式解决交期延误问题。
（2）采购部要求供应商继续履行采购合同，确定确切的交货期限 。
（3）采购部通知供应商解除采购合同，要求供应商履行合同规定的赔偿责任，同时寻找可替代物资。
（4）采购部采取减少付款、更换等补救措施 。
（5）如需诉诸法律 ，采购部应搜集相关资料，咨询公司法律部或有专业律师诉讼解决。
第7条 供应商交期延误预防及改善
1．采购部统计经常发生交期延迟的供应商，减少与该供应商的合作次数 ，如需与之合作 ，应对其进行重点监控 。
2．采购部在发出订单后 ，应定期询问供应商进度，及时发现供应商在采购物资生产方面的问题。
3．采购部与供应商沟通过程中，如发现供应商出现诚信问题 ，应及时上报采购经理 。
第8条 本制度由采购部制定 ，修改权 、解释权归采购部所有 。
紧急采购管理制度
紧急采购管理制度
第1条 目的
为保证物资供应及时，避免影响公司正常的生产经营活动，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于紧急采购的申请 、审批 、执行等工作。
第3条 职责划分
1．采购部负责审核紧急采购申请，组织、实施紧急采购活动 。
2．财务部负责审核紧急采购申请及紧急采购合同 ，并按照采购合同的规定支付采购款项。
第4条 术语解释
紧急采购是指公司在生产经营紧急的情况下 ，来不及纳入正常采购计划而必须立即执行的采购活动。
第5条 紧急采购申请条件
如出现以下几种情形之一，请购部门可申请紧急采购 。
1．生产部因缺少生产物资导致即将停工。
2．生产部因事故进行紧急抢修。
3．市场环境发生重大变化 。
4．公司临时决定更换产品设计或生产工艺。
第6条 紧急采购审批
请购部门填写“紧急采购申请”，在申请中列明采购物资的基本信息、进行紧急采购的原因，经请购部门经理签字批准后，交采购部或总经理审批。
1．紧急采购申请的物资价值在 万元以下的，由采购总监审批，审批通过后，交由采购部实施紧急采购。
2．紧急采购申请的物资价值在 万元以下的 ，由总经理审批 ，审批通过后，交由采购部实施紧急采购。
3．低值易耗物资的紧急采购可由采购经理审批后，交由采购部实施，在紧急采购执行完毕后补办相关手续。
第7条 紧急采购执行
采购部在执行紧急采购的过程中，应注意以下关键事项。
1．为缩短采购周期 ，降低采购成本，紧急采购应多采取电子采购的方式 ，尽量不采取国际采购的方式 。
2．采购部应从供应商档案中选择合作伙伴 。
3．紧急采购应尽量使用先提货后付款的方式。
4．如因紧急情况，物资来不及进行质量检验时，应按照“紧急放行规定”执行，采购部对紧急放行规定执行过程进行监督 。
第8条 紧急放行规定
1．采购部、质量部审批生产部提交的“紧急放行申请”。
2．质量部根据供应商以往物资质量检验情况对“紧急放行申请”进行审批，将审批通过的“紧急放行申请”转交采购部，采购部根据质量部的审批意见执行紧急放行工作。
（1）对于物资质量不稳定的供应商 ，质量部可拒绝紧急放行申请。
（2）如紧急放行申请被驳回 ，采购部按照“物资质量检验制度”执行检验工作。
3．采购部对通过紧急放行的物资作出可追溯性表示，做好识别记录。详细记载紧急放行物资的数量 、规格、标识方法、供应商名称及供应商提供的证明。
4．质量部按照“物资质量检验规定”抽取样品，对样品进行优先检验 ，及时将检验结果通知生产部和采购部。
（1）如抽样检验结果合格 ，生产部开始生产。采购部保留抽样 ，并协同生产部严格监督物资的加工、使用情况 ，如发现异常，应立即追回。
（2）如抽样检验结果不合格，采购部根据可追溯性标识和识别记录，将不合格样品追回。
第9条 本制度原则上每年更新一次，具体工作由采购部执行。
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